Niszczarka do dokumentów to jedno z niezbędnych urządzeń w każdym biurze. Ułatwia przede wszystkim niszczenie dokumentów posiadających dane wrażliwe zarówno firmy, jak i kontrahentów z nią współpracujących, a także umożliwia znaczne zmniejszenie ich objętości. Jednak jak każde urządzenie, tak i niszczarka z czasem, bądź wskutek niewłaściwej eksploatacji może ulec uszkodzeniu. Części z nich można uniknąć, stosując się do zaleceń producenta odnośnie eksploatacji urządzenia, jednak nawet kiedy dojdzie do awarii, nie zawsze musi to oznaczać konieczności wymiany sprzętu na nowy. Do najczęściej występujących awarii niszczarek do dokumentów należą:

  1. Uszkodzenie mechanizmu tnącego

Mechanizm tnący, czyli noże mogą uszkodzić się na skutek niewłaściwego korzystania z urządzenia. Jednym z nich jest umieszczenie materiałów nieprzystosowanych do zniszczenia w niszczarce. To, że niektóre modele wyposażone są w możliwość utylizacji płyt CD, czy dokumentów umieszczonych w teczkach, czy koszulkach, nie oznacza, że w każdej niszczarce możemy je zniszczyć. Przed włożeniem do urządzenia przedmiotów wykonanych z innego materiału niż papier, warto upewnić się, czy producent dopuszcza to. Mechanizm tnący uszkodzić można także wskutek chęci usunięcia zaciętego papieru w nieodpowiedni sposób. Warto pamiętać, że zacięcia kartek w niszczarce zdarzają się, chociażby z powodu umieszczenia w komorze zbyt dużej ich ilości, jednak jeśli dojdzie do takiej sytuacji, warto pamiętać o zachowaniu spokoju i nie wyjmowaniu owych kartek na siłę bądź przy pomocy narzędzi. Mechanizm tnący jest na tyle wytrzymały, że ciężko uszkodzić go podczas prawidłowej eksploatacji urządzenia, a większość awarii wynika z błędów użytkownika niszczarki.

2. Przegrzanie się urządzenia

Każde urządzenie może przegrzać się wskutek zbyt intensywnej pracy. Dlatego tak ważne jest stosowanie się do instrukcji producenta, w której znaleźć możemy między innymi informacje na temat ile kartek w ciągu godziny możemy zniszczyć za pomocą urządzenia. Włożenie zbyt dużej ilości kartek na raz, bądź zbyt intensywne eksploatowanie niszczarki do dokumentów, skutkować może koniecznością odczekania pewnego czasu, dopóki urządzenie nie schłodzi się.

3. Awaria czujników

Nie wszystkie niszczarki do dokumentów, wyposażone są w czujniki sygnalizujące poziom zapełnienia pojemnika na odpady, chociaż zdecydowana większość dostępnych niszczarek biurowych jest w nie wyposażona. Pokazywanie błędnych komunikatów nie zawsze powiązane jest z awarią, a niszczarka może podawać błędne wartości wtedy, gdy w okolicy czujników nagromadził się kurz, czy resztki niszczonego papieru. W takim przypadku wystarczy delikatnie przeczyścić urządzenie. Nawet jeśli dojdzie do awarii czujników, wystarczy skontaktować się z serwisem, celem ich wymienienia, a naprawa nie jest kosztowna.